Si eres dueño de un restaurante, ya sabes que existen muchas herramientas de software diseñadas para facilitarte la vida. Sin embargo, con tantas opciones disponibles en el mercado, puede resultar difícil saber cuáles realmente valen la pena. Ahí es donde entramos nosotros. En esta publicación, te daremos una visión general de cuatro tipos esenciales de software que se utilizan comúnmente en los restaurantes: sistemas POS, sistemas de gestión de inventarios, sistemas de gestión de personal y sistemas contables. También compartiremos consejos prácticos para ayudarte a evitar errores costosos al elegir el proveedor de software adecuado para tu negocio. Sistemas POS Un sistema POS (punto de venta) es una pieza fundamental del software de un restaurante que te permite procesar transacciones de forma rápida y eficiente. Afortunadamente, con las nuevas herramientas de desarrollo disponibles y siendo un software relativamente fácil de desarrollar, puedes encontrar muchos sistemas en todos los rangos de precios. Al elegir un sistema POS para tu negocio, es importante considerar los siguientes factores: Facilidad de uso: Querrás elegir un sistema que sea fácil de usar para tu personal. Busca una interfaz intuitiva y fácil de navegar. Compatibilidad: Asegúrate de que el sistema que elijas sea compatible con el hardware y software que ya tienes, y que sea un sistema abierto que te permita intercambiar información con otros sistemas sin limitaciones. Muchos proveedores te cobran tarifas elevadas para permitirte extraer tu información. Asegúrate de que tu información digital no esté parcialmente secuestrada. Escalabilidad: A medida que tu negocio crezca, necesitarás un sistema POS que pueda crecer contigo. Busca un sistema que ofrezca funciones como pedidos móviles y pagos en línea, para que puedas mantenerte al día con las últimas tendencias de la industria. Soporte al cliente: Elige un proveedor que ofrezca un excelente soporte al cliente en caso de que surjan problemas. Habla con otros usuarios y averigua cuánto tardan en responder normalmente. Tarifas: La mayoría de los proveedores de POS hoy en día apuntan a quedarse con tus tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito porque es una línea de negocio extremadamente rentable. Incluso, muchos procesadores de tarjetas de crédito te dan un sistema POS gratis a cambio de tus tarifas. Busca la mejor tarifa y un proveedor que te ofrezca la mejor relación entre tarifas y funcionalidad, y que se enfoque en el lado POS del software. Sistemas de Gestión de Inventarios Un sistema de gestión de inventarios es probablemente la pieza de software más odiada de todas. Los clientes lo odian, los desarrolladores lo odian, y los proveedores lo odian. Los clientes lo odian porque es un software que exige mucho trabajo, genera mucha frustración y da la sensación de ser un área de gestión que nunca logran resolver satisfactoriamente. Los desarrolladores lo odian porque lo desarrollan basándose en el sentido común, pero sin mucho conocimiento del sector. Los proveedores lo odian porque saben que este será el área donde tendrán más conflictos y frustraciones por parte de los clientes. La mayoría de las grandes y conocidas marcas de sistemas para restaurantes compran una herramienta de inventario de terceros con cierto historial y gran cantidad de clientes, pero no siempre resuelven el problema de sus usuarios. Al elegir un sistema de gestión de inventarios, es importante considerar los siguientes factores: Saber lo que realmente necesitas. Es importante tener claro qué debe incluir una buena solución de inventario y no dejarse confundir por estrategias de venta. Obtener información acumulativa de costos con costos reales y teóricos que puedas profundizar si es necesario para identificar áreas problemáticas. Que sea fácil de usar y flexible para corregir errores sin necesidad de recurrir constantemente al soporte técnico. Este tipo de software debe ser muy robusto y eso solo se logra con tiempo y madurez. Debe poder seguir los cambios de precios de alimentos e insumos. Tener un módulo de transformación sólido para poder rastrear componentes. Mantenimiento fácil de recetas: poder hacer cambios y cambiar proveedores sin tener que rehacer las recetas. Ayudarte a calcular tu lista de compras. Buen control de usuarios y trazabilidad. Gestión fácil de facturas con lectura automatizada OCR. Precisión: Asegúrate de que el sistema que elijas sea preciso al rastrear tus niveles de inventario. Así puedes evitar el sobrestock o quedarte sin suministros. Reportes: Elige un sistema que ofrezca funciones de reporte para que puedas monitorear los niveles de inventario a lo largo del tiempo y hacer ajustes cuando sea necesario. Soporte al cliente: Elige un proveedor que ofrezca un excelente soporte al cliente en caso de que surjan problemas. Pide a tu proveedor que te muestre un cliente real trabajando y obteniendo información consistente. Pregunta a tu proveedor si está dispuesto a devolverte el dinero si demuestras que el sistema no funciona como se promete. Sistemas de Gestión de Personal Un sistema de gestión de personal te ayuda a registrar las horas de los empleados, programar turnos y gestionar solicitudes de tiempo libre. Al elegir un sistema de este tipo, es importante considerar lo siguiente: Facilidad de uso: Querrás un sistema que sea fácil de usar para tu personal. Busca una interfaz intuitiva y sencilla. Precisión: Asegúrate de que el sistema registre correctamente las horas trabajadas y gestione adecuadamente los turnos. Así evitarás pagar de más o de menos a tus empleados. Que funcione en combinación con tu POS para ayudarte a estimar cuántos empleados necesitas en determinados días y turnos, y que puedas comparar con los horarios reales. Reportes: Elige un sistema con funciones de reporte para que puedas monitorear tus costos de personal y hacer ajustes según sea necesario. Soporte al cliente: Elige un proveedor con excelente soporte en caso de que surjan problemas. Sistemas Contables Un sistema contable te ayuda a rastrear ingresos y gastos, gestionar facturas y pagos, y preparar reportes financieros. Una vez que resuelves la gestión y el control de inventarios con una solución especializada y precisa, habrás resuelto el 70% de la información de tu restaurante y de tus cuentas por pagar. El otro 30% corresponde a la gestión de gastos como personal, ocupación y otros costos fijos. Eso significa que puedes elegir básicamente cualquier sistema contable que sea abierto para recibir información de facturas y que pueda manejar el proceso de cuentas por pagar. Con una buena solución especializada en gestión de inventarios, no necesitas un ERP complejo y costoso que muchas empresas compran pensando que con eso resolverán sus problemas de gestión de suministros. Facilidad de uso: Busca un sistema con una interfaz intuitiva y fácil de usar para tu equipo. Compatibilidad: Asegúrate de que sea compatible con el software que ya utilizas y que sea un sistema abierto que te permita intercambiar información sin limitaciones. Escalabilidad: A medida que tu negocio crezca, necesitarás un sistema que pueda crecer contigo. Soporte al cliente: Elige un proveedor que ofrezca excelente atención al cliente. Habla con otros usuarios y averigua cuánto tiempo tarda normalmente en responder. Conclusiones En lugar de poner todos los huevos en una sola canasta confiando en una solución de software “todo en uno” para la industria de la hospitalidad, considera dividir tus necesidades en componentes individuales. Este enfoque te permite aprovechar la experiencia especializada de distintos proveedores y te brinda mayor flexibilidad si algo no funciona como esperabas, sin poner en riesgo una inversión significativa. Piénsalo así: ¿realmente querrías que todos los electrodomésticos de tu cocina estuvieran integrados en un solo aparato? Si falla una sola parte, todo deja de funcionar.