Necesidades de Software para Restaurantes
Si eres dueño de un restaurante, ya sabes que existen muchas herramientas de software diseñadas para facilitarte la vida. Sin embargo, con tantas opciones disponibles en el mercado, puede resultar difícil saber cuáles realmente valen la pena. Ahí es donde entramos nosotros. En esta publicación, te daremos una visión general de cuatro tipos esenciales de software que se utilizan comúnmente en los restaurantes: sistemas POS, sistemas de gestión de inventarios, sistemas de gestión de personal y sistemas contables. También compartiremos consejos prácticos para ayudarte a evitar errores costosos al elegir el proveedor de software adecuado para tu negocio. Sistemas POS Un sistema POS (punto de venta) es una pieza fundamental del software de un restaurante que te permite procesar transacciones de forma rápida y eficiente. Afortunadamente, con las nuevas herramientas de desarrollo disponibles y siendo un software relativamente fácil de desarrollar, puedes encontrar muchos sistemas en todos los rangos de precios. Al elegir un sistema POS para tu negocio, es importante considerar los siguientes factores: Facilidad de uso: Querrás elegir un sistema que sea fácil de usar para tu personal. Busca una interfaz intuitiva y fácil de navegar. Compatibilidad: Asegúrate de que el sistema que elijas sea compatible con el hardware y software que ya tienes, y que sea un sistema abierto que te permita intercambiar información con otros sistemas sin limitaciones. Muchos proveedores te cobran tarifas elevadas para permitirte extraer tu información. Asegúrate de que tu información digital no esté parcialmente secuestrada. Escalabilidad: A medida que tu negocio crezca, necesitarás un sistema POS que pueda crecer contigo. Busca un sistema que ofrezca funciones como pedidos móviles y pagos en línea, para que puedas mantenerte al día con las últimas tendencias de la industria. Soporte al cliente: Elige un proveedor que ofrezca un excelente soporte al cliente en caso de que surjan problemas. Habla con otros usuarios y averigua cuánto tardan en responder normalmente. Tarifas: La mayoría de los proveedores de POS hoy en día apuntan a quedarse con tus tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito porque es una línea de negocio extremadamente rentable. Incluso, muchos procesadores de tarjetas de crédito te dan un sistema POS gratis a cambio de tus tarifas. Busca la mejor tarifa y un proveedor que te ofrezca la mejor relación entre tarifas y funcionalidad, y que se enfoque en el lado POS del software. Sistemas de Gestión de Inventarios Un sistema de gestión de inventarios es probablemente la pieza de software más odiada de todas. Los clientes lo odian, los desarrolladores lo odian, y los proveedores lo odian. Los clientes lo odian porque es un software que exige mucho trabajo, genera mucha frustración y da la sensación de ser un área de gestión que nunca logran resolver satisfactoriamente. Los desarrolladores lo odian porque lo desarrollan basándose en el sentido común, pero sin mucho conocimiento del sector. Los proveedores lo odian porque saben que este será el área donde tendrán más conflictos y frustraciones por parte de los clientes. La mayoría de las grandes y conocidas marcas de sistemas para restaurantes compran una herramienta de inventario de terceros con cierto historial y gran cantidad de clientes, pero no siempre resuelven el problema de sus usuarios. Al elegir un sistema de gestión de inventarios, es importante considerar los siguientes factores: Saber lo que realmente necesitas. Es importante tener claro qué debe incluir una buena solución de inventario y no dejarse confundir por estrategias de venta. Obtener información acumulativa de costos con costos reales y teóricos que puedas profundizar si es necesario para identificar áreas problemáticas. Que sea fácil de usar y flexible para corregir errores sin necesidad de recurrir constantemente al soporte técnico. Este tipo de software debe ser muy robusto y eso solo se logra con tiempo y madurez. Debe poder seguir los cambios de precios de alimentos e insumos. Tener un módulo de transformación sólido para poder rastrear componentes. Mantenimiento fácil de recetas: poder hacer cambios y cambiar proveedores sin tener que rehacer las recetas. Ayudarte a calcular tu lista de compras. Buen control de usuarios y trazabilidad. Gestión fácil de facturas con lectura automatizada OCR. Precisión: Asegúrate de que el sistema que elijas sea preciso al rastrear tus niveles de inventario. Así puedes evitar el sobrestock o quedarte sin suministros. Reportes: Elige un sistema que ofrezca funciones de reporte para que puedas monitorear los niveles de inventario a lo largo del tiempo y hacer ajustes cuando sea necesario. Soporte al cliente: Elige un proveedor que ofrezca un excelente soporte al cliente en caso de que surjan problemas. Pide a tu proveedor que te muestre un cliente real trabajando y obteniendo información consistente. Pregunta a tu proveedor si está dispuesto a devolverte el dinero si demuestras que el sistema no funciona como se promete. Sistemas de Gestión de Personal Un sistema de gestión de personal te ayuda a registrar las horas de los empleados, programar turnos y gestionar solicitudes de tiempo libre. Al elegir un sistema de este tipo, es importante considerar lo siguiente: Facilidad de uso: Querrás un sistema que sea fácil de usar para tu personal. Busca una interfaz intuitiva y sencilla. Precisión: Asegúrate de que el sistema registre correctamente las horas trabajadas y gestione adecuadamente los turnos. Así evitarás pagar de más o de menos a tus empleados. Que funcione en combinación con tu POS para ayudarte a estimar cuántos empleados necesitas en determinados días y turnos, y que puedas comparar con los horarios reales. Reportes: Elige un sistema con funciones de reporte para que puedas monitorear tus costos de personal y hacer ajustes según sea necesario. Soporte al cliente: Elige un proveedor con excelente soporte en caso de que surjan problemas. Sistemas Contables Un sistema contable te ayuda a rastrear ingresos y gastos, gestionar facturas y pagos, y preparar reportes financieros. Una vez que resuelves la gestión y el control de inventarios con una solución especializada y precisa, habrás resuelto el 70% de la información de tu restaurante y de tus cuentas por pagar. El otro 30% corresponde a la gestión de gastos como personal, ocupación y otros costos fijos. Eso significa que puedes elegir básicamente cualquier sistema contable que sea abierto para recibir información de facturas y que pueda manejar el proceso de cuentas por pagar. Con una buena solución especializada en gestión de inventarios, no necesitas un ERP complejo y costoso que muchas empresas compran pensando que con eso resolverán sus problemas de gestión de suministros. Facilidad de uso: Busca un sistema con una interfaz intuitiva y fácil de usar para tu equipo. Compatibilidad: Asegúrate de que sea compatible con el software que ya utilizas y que sea un sistema abierto que te permita intercambiar información sin limitaciones. Escalabilidad: A medida que tu negocio crezca, necesitarás un sistema que pueda crecer contigo. Soporte al cliente: Elige un proveedor que ofrezca excelente atención al cliente. Habla con otros usuarios y averigua cuánto tiempo tarda normalmente en responder. Conclusiones En lugar de poner todos los huevos en una sola canasta confiando en una solución de software “todo en uno” para la industria de la hospitalidad, considera dividir tus necesidades en componentes individuales. Este enfoque te permite aprovechar la experiencia especializada de distintos proveedores y te brinda mayor flexibilidad si algo no funciona como esperabas, sin poner en riesgo una inversión significativa. Piénsalo así: ¿realmente querrías que todos los electrodomésticos de tu cocina estuvieran integrados en un solo aparato? Si falla una sola parte, todo deja de funcionar.
El mito del software todo en uno: por qué su restaurante está perdiendo dinero con un software que promete todo.
Seguramente ya has visto esta presentación. Un representante de ventas entra —o aparece en tu correo electrónico— con una demostración impecable de una plataforma que lo hace todo: toma pedidos, controla el inventario, gestiona la nómina y se encarga de la contabilidad. Un solo inicio de sesión, un solo panel de control, una sola suscripción. Suena como un sueño hecho realidad, ¿verdad? Esta es la verdad: en la industria de alimentos y bebidas, ese “sueño” te está costando dinero de verdad. Y, tristemente, la mayoría de los propietarios no se dan cuenta hasta que el daño ya está hecho. El negocio de los restaurantes no es como otros negocios. Un restaurante es, al mismo tiempo, una tienda, una fábrica y un establecimiento de servicios. Se compran materias primas, se transforman en productos terminados y se venden; todo en tiempo real, bajo presión, con productos perecederos, una demanda variable y un equipo en constante rotación. Este es un negocio de bajo costo. Los márgenes son mínimos. No se gana vendiendo más, sino controlando cada ingrediente desde que llega a tu puerta trasera hasta que llega al cliente. Ningún software de contabilidad fue diseñado para eso. Y ningún sistema de punto de venta, por sofisticado que sea, tampoco fue creado para ello. ¿Para qué sirven realmente los sistemas de punto de venta y contabilidad? Los sistemas de punto de venta (TPV) son excelentes en lo que hacen: registrar ventas, gestionar mesas y procesar pagos. Las plataformas de contabilidad se encargan de las cuentas por pagar, el estado de resultados y los impuestos. El problema surge cuando alguno de ellos intenta funcionar también como sistema de control de inventario y costes. Lo que un módulo de inventario de punto de venta casi nunca hace: Calcula tu costo ideal (teórico)basado en ventas reales y recetas estandarizadas Comparar el costo ideal con el costo real en tiempo real.para revelar exactamente dónde estás perdiendo dinero Realizar el seguimiento del inventario durante todo el ciclo de producción: compras, preparación, producción por lotes, porcionado y desperdicios Proporcionar informes operativos cíclicos y prácticos que te permitan hacer un seguimiento detallado del día a día del negocio. Cuando el dueño de un restaurante no sabe qué significa "bueno" —y la mayoría no lo sabe, porque esta metodología rara vez se enseña— el módulo parece funcionar. Muestra cifras. Genera informes. Da la sensación de tener el control. Pero no es así. El costo oculto de "Casi lo suficientemente bueno" Un restaurante informal opera con un costo de alimentos del 32%, cifra normal para el sector. El módulo de inventario del punto de venta muestra que los costos se mantienen cerca de ese valor, por lo que la gerencia se siente tranquila. Lo que nadie ve: El porcionado de las dos proteínas de mayor costo está resultando en un 8-12% por encima del estándar. La preparación de lotes está generando pérdidas de rendimiento que nadie está controlando. Tres artículos del menú que representan el 40% de las ventas tienen costos ideales 4 puntos inferiores a los reales. Las comparaciones semanales entre lo ideal y lo real revelarían patrones que apuntarían a ventas no registradas o robos internos. En un restaurante con ventas mensuales de $200,000, una mejora de 3 a 4 puntos en el costo de los alimentos representa un ahorro mensual de $6,000 a $8,000. Esto equivale a $96,000 al año. Todo gracias a una deficiencia en el software. Por qué los sistemas ERP tampoco solucionan esto A medida que los grupos crecen, alguien propone un sistema ERP. Pero los ERP se diseñaron para la fabricación y la distribución, no para la producción basada en recetas con productos perecederos y ciclos operativos en tiempo real. Un ejemplo real: una cadena de 40 sucursales utilizó con éxito un sistema de inventario especializado durante 15 años, y luego migró a SAP durante una renovación contable. Tras más de tres años de dificultades y elevados costes de consultoría, las adaptaciones personalizadas aún no habían resuelto el problema principal. La herramienta especializada hacía en minutos lo que SAP no podía hacer de forma fiable. El modelo adecuado: Integración de lo mejor de su clase La pila tecnológica adecuada para un restaurante se ve así: Un sistema POS elegido por su excelencia operativa: velocidad, fiabilidad y facilidad de uso para el personal. Un sistema contable seleccionado para el cumplimiento y la presentación de informes financieros. Un sistema dedicado de control de inventario y costos que se integra con ambos, diseñado específicamente para el servicio de alimentos. Cada herramienta cumple su función a la perfección. Los datos fluyen entre ellas. El sistema de inventario actúa como su centro neurálgico operativo, informándole diariamente si sus costos reales coinciden con los que deberían ser según sus ventas. 35 años haciendo una sola cosa bien FBHcontrol se construyó precisamente sobre esta premisa: no como un añadido posterior dentro de un sistema de punto de venta, ni como un complemento de contabilidad, sino como un sistema diseñado específicamente para el desafío complejo y particular del control de inventario y costes en el sector de la restauración. La metodología, desarrollada a lo largo de 35 años de experiencia real en restaurantes y respaldada por el experto del sector Ernesto Daza —autor de «Dominando el negocio de los restaurantes»—, realiza un seguimiento de cada ingrediente durante todo el ciclo: desde la orden de compra hasta la recepción, pasando por la producción y el porcionado, hasta llegar al plato. Calcula la cantidad que deberías haber utilizado, la compara con la cantidad que realmente usaste y te indica, con precisión, dónde está la diferencia y cuál es su causa. Se integra perfectamente con tu sistema de punto de venta y contabilidad. No pretende reemplazarlos. Simplemente hace lo que ellos no pueden hacer, y lo hace excepcionalmente bien. Qué preguntar antes de comprar ¿Puede calcular el costo ideal (teórico)?¿Basado en ventas reales y recetas estandarizadas? ¿Compara continuamente el costo ideal con el costo real?¿No solo a fin de mes? ¿Puede identificar exactamente qué ingrediente, en qué categoría, ¿Está generando varianza? ¿Maneja el ciclo de producción completo?¿Incluyendo la preparación de lotes, los factores de rendimiento y los desperdicios? ¿Ha sido construido específicamente para el servicio de alimentos?¿Por personas que comprenden la realidad operativa? Si la respuesta a cualquiera de esas preguntas es "no exactamente" o "estamos trabajando en ello", ya sabes a qué te enfrentas. La solución integral suena muy atractiva. Pero en el sector de la restauración, las historias atractivas no pagan las facturas. Lo que sí lo hace es controlar los costos. — FBHcontrol. Especializados por diseño. Probados durante 35 años.